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Rubrique Lignes directrices de gestion académique - Carrières

Annexe 2 : personnels administratifs, techniques, sociaux et de santé

Dans le respect des règles fixées par les lignes directrices de gestion ministérielles, le recteur détermine les modalités académiques d’organisation des campagnes d’avancement des personnels ATSS.

Pour les opérations à gestion déconcentrée concernant les AAE, SAENES, ADJAENES, ASSAE, INFENES, ATEE et ATRF, il prononce annuellement les promotions, dans la limite du contingent fixé au niveau national.

Pour les corps à gestion nationale, les travaux préparatoires aux propositions de promotion respectent et s’inscrivent dans les critères nationaux.

Le recteur contribue, dans le cadre des opérations de promotion, à ouvrir des perspectives d’évolution de carrière par des procédures qui garantissent un traitement équitable des personnels.

Il favorise l’information des personnels concernés tout au long de la procédure.

Des procédures de promotion transparentes qui prennent en compte la valeur professionnelle et le parcours de carrière des agents

Les agents éligibles à une promotion sont sélectionnés à l’issue de procédures transparentes. L’académie s’appuie sur l’appréciation de la valeur professionnelle des agents, sur leurs compétences et sur leur expérience professionnelle.

Quel que soit le corps ou le grade concerné, la passation des épreuves des examens professionnels et différents concours fait partie des critères pris en compte pour apprécier les capacités professionnelles, dans la mesure où cette démarche non seulement prépare effectivement à l’exercice de responsabilités supérieures, mais en outre traduit un engagement volontaire de la personne et une motivation démontrée.

Lors de l’instruction des promotions, l’académie de Besançon s’attache, pour les tableaux d’avancement et pour les listes d’aptitude, à une répartition équilibrée des promotions femmes-hommes au regard de leur répartition parmi les promouvables.

Afin d’instruire les dossiers de promotion, l’administration organise un examen collégial des dossiers des agents. En tant que de besoin, il s’entoure de toute l’expertise nécessaire relative aux métiers exercés par les agents, afin de préparer ce classement.

L’examen collégial des dossiers est effectué par une commission dont la composition respecte une représentation équilibrée des territoires, des structures (services académiques, EPLE, enseignement supérieur), et comprendra obligatoirement des hommes et des femmes.

Éléments de procédure, orientations et critères pour l’établissement des tableaux d’avancement de la filière ATSS

Sont promouvables, sous réserve qu’ils remplissent les conditions d’ancienneté de grade et d’échelon statutaires :
- les agents en position d’activité, de détachement, ou mis à disposition d’un organisme ou d’une autre administration,
- les agents en congé parental, en disponibilité pour élever un enfant ou pour exercer une activité professionnelle. Dans ces situations les agents conservent leur droit à avancement dans la limite de cinq ans pour l’ensemble de la carrière conformément aux dispositions des articles 51et 54 de la loi 84-16 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État,
- les conditions de recevabilité sont réalisées par une comptabilisation de l’ancienneté dans un échelon, un grade et/ou dans un corps. Les services de non titulaires ne sont pas comptabilisés.

Éléments de procédure pour les promotions par la voie du tableau d’avancement

S’agissant des tableaux d’avancement des corps des filières administrative, de santé et sociale, l’administration examine les dossiers de l’ensemble des agents promouvables sur la base des critères statutaires sans qu’aucun rapport d’activité ne soit exigible de l’agent.

Pour les promotions par voie de tableau d’avancement, l’administration établit le dossier de proposition de l’agent promouvable. Ce dossier contient :
- une fiche individuelle de proposition de l’agent établie selon un modèle type complété d’un état des services publics visé par l’établissement d’affectation de l’agent,
- un rapport d’aptitude professionnelle, élément déterminant du dossier de proposition, qui doit être établi avec le plus grand soin par l’autorité hiérarchique de l’agent et se décliner en fonction des quatre items suivants : (appréciation sur le parcours professionnel de l’agent | appréciation sur les activités actuelles de l’agent et l’étendue de ses missions et de ses responsabilités | appréciation de la contribution de l’agent à l’activité du service, laboratoire ou autre structure | appréciation sur l’aptitude de l’agent à s’adapter à son environnement, à l’écoute et au dialogue)

Pour les ATRF, un rapport d’activité rédigé et signé par l’agent, et qui détaille ses fonctions actuelles et son parcours professionnel, accompagné d’un organigramme permettant d’identifier clairement la place de l’agent dans le service. Ces documents doivent être revêtus de la signature de l’autorité hiérarchique.

L’autorité hiérarchique rédige le rapport d’aptitude professionnelle. Ce rapport doit être en cohérence avec l’évaluation professionnelle de l’agent. Il est signé par celui-ci. Dans la mesure du possible, il est présenté à l’agent lors d’un entretien.

Les établissements d’enseignement supérieur et le CROUS transmettent l’ensemble des dossiers de leurs agents ainsi que la liste récapitulative de leurs propositions de promotion, qui peuvent être classées par ordre de mérite. Les dossiers transmis seront alors étudiés avec les dossiers des personnels de l’enseignement scolaire. Le classement transmis par ces établissements au rectorat ne constitue qu’un élément d’appréciation et d’aide à la décision.

Les critères retenus pour l’établissement des tableaux d’avancement

Conformément aux dispositions prévues par le protocole PPCR, qui prévoit notamment le déroulement d’une carrière complète sur au moins deux grades, la carrière de l’agent dans son ensemble est prise en considération. Ainsi, à valeur professionnelle égale, pour établir les propositions, l’académie privilégie les agents les plus avancés dans la carrière.

Les critères communs à l’ensemble des filières

Conformément aux dispositions de l’article 13 du décret n° 2010-888 du 28 juillet 2010 relatif aux conditions générales de la valeur professionnelle des fonctionnaires de l’État, "les fonctionnaires sont inscrits au tableau par ordre de mérite. Les candidats dont le mérite est jugé égal sont départagés par l’ancienneté dans le grade."

Une attention particulière sera portée aux agents en butée de grade depuis au moins trois ans et entrant dans le champ de l’article 3 alinéa 9 du décret n° 2010-888 du 28 juillet 2010 relatif aux conditions générales de l’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires de l’État. Un contrôle spécifique sur ce point sera opéré par le service de gestion dans le cadre du plan de contrôle.

Pour tout tableau d’avancement quelle que soit la filière, les critères retenus reflètent la prise en compte de la valeur professionnelle et la reconnaissance des acquis de l’expérience conformément aux dispositions de l’article 58 1° de la loi 84-16 du 11 janvier 1984 et de l’article 12 du décret n° 2010-888 du 28 juillet 2010 relatif aux conditions générales d’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires de l’État.

La valeur professionnelle est matérialisée dans le compte rendu d’entretien professionnel complété d’un rapport d’aptitude professionnelle pour les agents proposés, au travers d’une appréciation générale exprimant la valeur professionnelle de l’agent décomposée en une appréciation générale à l’issue de quatre items :
- appréciation sur le parcours professionnel de l’agent (mobilité géographique et/ou fonctionnelle, y compris dans d’autres administrations ou autres fonctions publiques | exercice de fonctions en éducation prioritaire | exercice en internat - personnels infirmiers).
- appréciation sur les activités actuelles de l’agent et l’étendue de ses missions et de ses responsabilités (nature des missions confiées | spécificité du poste | effectifs encadrés le cas échéant | niveau de responsabilités exercées | montant des budgets gérés | catégorie d’établissement | niveau d’expertise, nature des relations avec les partenaires),
- appréciation de la contribution de l’agent à l’activité du service (aptitude à exercer des responsabilités particulières ou à faire face à des sujétions spécifiques au poste occupé | capacité à partager l’information, à transférer les connaissances et à rendre compte | dynamisme et la capacité à réagir | sens des responsabilités | capacité à s’investir dans des projets | sens du service public et la conscience professionnelle | capacité à respecter l’organisation collective du travail | rigueur et l’efficacité),
- appréciation sur l’aptitude de l’agent à s’adapter à son environnement, à l’écoute et au dialogue (autonomie, sens des initiatives | capacité d’adaptation | capacité à travailler en équipe | aptitudes relationnelles).

Pour les agents concernés par ces missions :
- aptitude à l’encadrement : animation d’équipe, pilotage de services, organisation,
- aptitude à la conduite de projets : organisation et pilotage de projets,
- aptitude à faire des propositions, à prendre des décisions et à les faire appliquer.

Lors de l’établissement du tableau d’avancement, une liste complémentaire peut être établie afin de pouvoir tenir compte d’un éventuel contingent supplémentaire, ou d’une modification de la situation d’agents. L’inscription sur cette liste complémentaire ne constitue pas un engagement de l’administration à promouvoir l’agent lors de la campagne suivante.

Éléments de procédure, orientations et critères pour l’établissement des listes d’aptitude de la filière administrative

Sont promouvables, sous réserve qu’ils remplissent les conditions d’ancienneté de grade et d’échelon statutaires, les agents en position d’activité, de détachement, ou mis à disposition d’un organisme ou d’une autre administration. Les conditions de recevabilité sont réalisées par une comptabilisation de l’ancienneté dans un corps, et par une ancienneté de services publics.

Il est rappelé qu’il appartient aux chefs d’établissements et responsables de services d’identifier les agents susceptibles d’occuper des fonctions de niveau supérieur à celles qu’ils exercent. Le rapport d’aptitude rédigé par le supérieur hiérarchique mettra en valeur les compétences de l’agent de manière objective, selon les items d’appréciation détaillés ci-dessus.

Éléments de procédure pour les promotions par la voie de la liste d’aptitude

Pour les promotions par voie de liste d’aptitude l’administration établit :

Le dossier de proposition de l’agent promouvable
Ce dossier contient :
- une fiche individuelle de proposition de l’agent établie selon un modèle type complété d’un état des services publics visé par l’établissement d’affectation de l’agent,
- un rapport d’aptitude professionnelle, élément déterminant du dossier de proposition, qui doit être établi avec le plus grand soin par l’autorité hiérarchique de l’agent et se décliner en fonction des quatre items suivants : appréciation sur le parcours professionnel de l’agent | appréciation sur les activités actuelles de l’agent et l’étendue de ses missions et de ses responsabilités | appréciation de la contribution de l’agent à l’activité du service, laboratoire ou autre structure | appréciation sur l’aptitude de l’agent à s’adapter à son environnement, à l’écoute et au dialogue.

Ce rapport comprend un avis sur la promotion, ainsi qu’un pronostic de réussite aux fonctions postulées. Il doit être en cohérence avec le compte rendu d’entretien professionnel de l’agent, et signé par celui-ci.

Un rapport d’activité, rédigé par l’agent, détaille son parcours professionnel et les compétences acquises qui le qualifient pour accéder à un corps supérieur. Il est accompagné d’un organigramme permettant d’identifier clairement la place de l’agent dans le service. Ces documents doivent être revêtus de la signature de l’autorité hiérarchique.

La liste récapitulative des propositions de promotion
Les établissements d’enseignement supérieur et le CROUS transmettent l’ensemble des dossiers de leurs agents ainsi que la liste récapitulative de leurs propositions de promotion, qui peuvent être classées par ordre de mérite. Les dossiers transmis seront alors étudiés avec les dossiers des personnels de l’enseignement scolaire. Le classement transmis par ces établissements au rectorat ne constitue qu’un élément d’appréciation et d’aide à la décision

Une liste complémentaire peut être établie par l’administration, afin notamment de pallier les désistements d’agents qui n’accepteraient pas leur promotion.

Les critères retenus pour l’établissement des listes d’aptitude

Ces promotions permettent d’identifier les viviers d’agents susceptibles de construire un parcours professionnel ascendant en termes de responsabilités qui les rend apte à exercer les fonctions d’un corps de niveau supérieur. Au-delà de la promotion qu’elles engendrent, ce sont de véritables modes de recrutement dans le corps supérieur.

L’inscription sur une liste d’aptitude permettant d’accéder à un corps et à des fonctions d’un niveau supérieur implique nécessairement une mobilité fonctionnelle. De plus, les agents qui transmettent un dossier de promotion doivent également être conscients de la mobilité géographique que leur promotion peut impliquer. L’administration sollicite les personnels inscrits sur la liste d’aptitude, afin de connaître leurs vœux géographiques et fonctionnels d’affectation. Elle tient compte de ces vœux dans ses propositions de postes aux agents, sous réserve de leur compatibilité avec les postes restant vacant à l’issue des opérations de mobilité.

Dans l’établissement des promotions l’académie porte une attention particulière, d’une part aux agents exerçant déjà les fonctions d’un corps supérieur, et d’autre part aux personnels exerçant ou ayant exercé tout ou partie de leurs fonctions en éducation prioritaire.

- Conformément aux dispositions du statut général de la fonction publique, les deux critères à prendre en compte pour l’établissement des promotions par liste d’aptitude sont la valeur professionnelle et les acquis de l’expérience professionnelle.

Dans l’évaluation des critères de promotion, au-delà des éléments d’appréciation ressortant du rapport d’aptitude et décrits dans le paragraphe relatif aux tableaux d’avancement, l’administration est notamment attentive :

- à la participation de l’agent aux concours d’accès au corps de niveau supérieur, démontrant la projection dans les fonctions, ainsi que le caractère concret du projet professionnel. Les informations concernant les admissibilités aux concours sont obtenues par le service de gestion directement auprès des services d’organisation des concours.
- à la mobilité professionnelle réalisée dans les dernières années, qu’elle soit professionnelle ou géographique ; ce critère permet notamment de démontrer la volonté de découvrir de nouveaux horizons professionnels, et l’adaptabilité de l’agent à de nouvelles fonctions.
- à la projection dans les fonctions dévolues au corps supérieur, qui devront ressortir clairement du rapport d’activité établi par l’agent.
- au soin porté à l’établissement de ce rapport.
- aux modalités d’entrée dans le corps détenu par l’agent.

Les contrôles mis en place par le service de gestion

Concernant les conditions de promouvabilité, les autocontrôles suivants sont mis en place :
- vérification exhaustive de la liste des agents en détachement, en disponibilité, en congé parental,
- vérification des services hors éducation nationale, et des services auxiliaires,
- vérification des admissibilités aux concours le cas échéant,
- vérification de la situation des agents partant en retraite,
- pour les tableaux d’avancement : vérification des modalités de promotion au corps supérieur, par concours ou liste d’aptitude.

Pour l’ensemble de ces conditions administratives de promotion, un contrôle croisé supplémentaire est réalisé sur un échantillon de la population.

Les résultats de l’ensemble de ces contrôles sont transcrits dans une fiche de traçabilité, permettant de synthétiser les anomalies détectées et les actions correctrices mises en place.

Sont également mises en place, afin d’éclairer l’examen collégial des candidatures :

- une vérification spécifique afin de déterminer la situation des agents qui sont depuis plus de trois ans au dernier échelon de leur grade, au regard notamment de leurs conditions d’accès à ce grade,
- une vérification de la répartition femme/homme parmi les promouvables.

L’information des agents sur leurs possibilités de promotion et la publicité des décisions d’inscription des agents

Information de l’ensemble des personnels sur les promotions

De manière générale, les personnels peuvent obtenir de l’administration, par messagerie, des informations personnalisées relatives à leurs perspectives de promotion.

À l’ouverture d’une campagne de promotion, les personnels sont informés du calendrier par note de service académique transmise aux établissements du 2nd degré, aux établissements d’enseignement supérieurs, aux DSDEN et aux services académiques. Cette note est également disponible sur le site internet du rectorat.

Lorsqu’ils sont disponibles, les contingents de promotion font également l’objet d’une information publiée sur le site de l’académie.

La communication avec les personnels promouvables ou candidats à une promotion

En complément de la note de service académique diffusée à l’ensemble des personnels, les agents promouvables à un tableau d’avancement ou à une liste d’aptitude sont informés individuellement par un message envoyé par mél, sur leur messagerie personnelle académique.

Tout au long des campagnes de promotions, les personnels peuvent contacter leur service de gestion pour être renseigné de manière individualisée. Ils peuvent également solliciter leur conseiller RH de proximité afin d’être accompagnés pour établir leur rapport d’activité.

Les résultats des promotions de corps et de grade arrêtés par le recteur sont publiés sur le site internet de l’académie.

Les personnels promus sont également informés par messagerie de leur inscription au tableau d’avancement, ou à la liste d’aptitude.

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