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Rubrique Demande d'admission

Personnels relevant du premier degré

I - Présentation de la nouvelle procédure de demande de retraite des fonctionnaires

Rappel  : jusqu’à présent, le service des pensions du rectorat de Besançon était destinataire de la demande de départ à la retraite (le formulaire de demande d’admission à la retraite en deux exemplaires), exprimant la volonté expresse de l’agent à partir à une date donnée, visée par son autorité hiérarchique d’affectation, et quasi simultanément de la demande de pension récapitulant les éléments essentiels de sa situation administrative et familiale pour ce départ (le formulaire Epr 10). Il assurait l’ensemble de la procédure à partir des ces deux formulaires.

Dorénavant, la nouvelle procédure de demande d’admission à la retraite se décompose en deux opérations simultanées : le service local de gestion des pensions du rectorat de Besançon continue de recevoir la demande de départ à la retraite (volet 1 du nouveau formulaire Epr 11), et en parallèle le Service des retraites de l’État (SRE) reçoit la demande de pension récapitulant les éléments essentiels de la situation administrative et familiale de l’intéressé (volet 2 du formulaire Epr 11). Ils assurent chacun en ce qui les concerne le traitement de la procédure à partir d’un formulaire unique en deux parties.

1.1 Date d’entrée en vigueur

La nouvelle procédure d’instruction des demandes d’admission à la retraite prend effet pour les départs à la retraite effectifs à partir du 1er septembre 2018.
Elle s’applique à toutes les demandes de pension de retraite (sauf exclusions listées au point 1.4) déposées parallèlement au SRE et au service local de gestion des pensions du rectorat de Besançon à compter de cette date.

1.2 Agents concernés

À compter du 1er septembre 2018, le nouveau circuit de gestion des dossiers mis en place concerne tous les cas de départs à la retraite des fonctionnaires (à l’âge d’ouverture des droits à la retraite, anticipé, à la limite d’âge..) appartenant à des corps gérés par le rectorat de l’académie de Besançon, sauf cas d’exclusions énumérés au point 1.4.

Le nouveau circuit de gestion des demandes d’admission à la retraite s’applique sans distinction d’affectation de l’agent que celui-ci soit en position normale d’activité (PNA), ou en détachement, dans un établissement public sous tutelle du ministère de l’Éducation nationale, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche ou auprès d’une autre administration.

Par contre, ne sont pas concernés les fonctionnaires relevant d’autres employeurs de la fonction publique en position de détachement (sauf exception) ou en PNA-entrante au sein des services du ministère de l’Éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche et qui réintégreront leur administration d’origine pour leur départ à la retraite. Leur dossier de retraite est géré selon les règles en vigueur dans leur administration d’origine.

1.3 Utilisation du nouveau formulaire

La nouvelle procédure de départ à la retraite s’appuie sur un formulaire de demande unique, intitulé Epr 11, commun à l’ensemble des administrations qui la mettent en œuvre. Celui-ci comporte deux volets :

- Le volet 1 constitue la "demande de départ à la retraite" : traité par le service local de gestion des pensions du rectorat de Besançon, il conduit à la signature de l’arrêté de radiation des cadres (sortie du corps) et à l’arrêt de la paie à la date de la retraite. Il est à adresser complété et signé par l’agent et sa hiérarchie par voie postale au service des pensions (rectorat de l’académie de Besançon, division des personnels enseignants, service des pensions et de l’action sociale, 10 rue de la Convention, 25030 Besançon Cedex), soit par courriel en précisant obligatoirement en objet "demande de départ à la retraite".

- Le volet 2 constitue la "demande de pension et de retraite additionnelle" : traité par le SRE, il conduit au versement de la pension de retraite. Il est à adresser directement au SRE, soit par voie postale (Service des retraites de l’État – Bureau des retraites, 10 Boulevard Gaston Doumergue, 44964 Nantes Cedex 9) soit par courriel préférentiellement depuis la boîte professionnelle de l’agent.

Attention  : le volet 1 de l’Epr 11 devra être impérativement transmis pour visa à la Direction des ressources humaines de la Direction des services départementaux de l’Éducation nationale (DSDEN) territorialement compétente dans le cadre des opérations de préparation de rentrée.
Cette formalité satisfaite, les services de DSDEN transmettront le volet 1 du formulaire Epr 11 au bureau des pensions du rectorat de Besançon qui pourra alors engager l’instruction du dossier de demande de départ à la retraite.

Si l’agent envisage une domiciliation nouvelle pour sa retraite, il devra le préciser directement sur le volet 2 de l’Epr 11 en indiquant la date d’effet de sa nouvelle adresse.

Le paiement de la retraite relève, sans changement, du réseau des Centres de gestion des retraites dont les coordonnées sont indiquées par le SRE lors de la notification du titre de pension.

Une lecture attentive de l’Epr 11 aidera les agents à remplir leur demande. Des informations importantes jusqu’à la date de départ pourront y être trouvées (pages 5 et 6 à conserver).

Important  : ces deux volets doivent être transmis simultanément, respectivement au service local de gestion des pensions du rectorat de Besançon et au SRE.

Formulaire Cerfa Epr 11 pour officialiser les demandes d’admission à la retraite à compter du 1er septembre 2018

1.4 Cas particuliers et exclusions du dispositif

La gestion des dossiers de demande d’admission à la retraite pour invalidité reste de la compétence du rectorat de Besançon du fait de l’intervention dans la procédure des comités médicaux voire des commissions de réforme. Aussi, la procédure demeure inchangée pour les demandes de retraite pour invalidité, de pension de réversion ou motivées par l’invalidité du conjoint.

De même, les demandes d’allocation temporaire d’invalidité (ATI) et de majoration pour assistance d’une tierce personne (MTP) ne sont pas concernées par cette nouvelle procédure.

La gestion de ces demandes reste centralisée au sein des bureaux SPAS et DAFIL 3 du rectorat de Besançon pour leur instruction avant transmission au SRE pour décision finale.

Les agents partant pour limite d’âge n’ont pas à remplir le volet 1, l’arrêté de radiation des cadres étant pris automatiquement par le bureau SPAS (cf. page 2 de l’Epr 11). En revanche, il est bien rappelé que ces agents devront transmettre le volet 2 au SRE pour que leur demande de pension de retraite puisse être instruite.

Attention  : Les personnels désireux de bénéficier d’une prolongation d’activité au-delà de la limite d’âge sont invités à se rapprocher du bureau SPAS au moins un an avant l’atteinte de leur limite d’âge pour que soient étudiés leurs droits.

II - Description chronologique de la nouvelle procédure

Celle-ci est soumise à des délais stricts, détaillés en quatre étapes successives comme suit :

2.1 Étape 1 : dés à présent et au plus tard six mois avant le départ à la retraite

Le futur retraité dépose en parallèle sa demande de départ à la retraite (volet 1) et sa demande de pension de retraite (volet 2), au moyen de l’Epr11 complété et signé, accompagné de l’ensemble des justificatifs demandés relatifs à sa situation juridique, familiale, et militaire dans les meilleurs délais et au plus tard 6 mois avant son départ effectif à la retraite. Ce délai est impératif, afin de respecter les délais successifs de traitement fixés par le service des retraites de l’État (SRE) et d’éviter tout risque de rupture de paiement entre la radiation des cadres et le départ à la retraite.
Chaque volet du formulaire Epr 11 doit être accompagné des pièces justificatives nécessaires à l’instruction de la demande, non agrafées (cf. nomenclature des pièces à fournir en annexe du formulaire). Elles sont énumérées sous chaque rubrique à remplir concernant le volet 2.

Important  : Il est rappelé qu’un même agent ne peut solliciter à la fois son admission à la retraite et un avantage de carrière prenant effet à la même date, notamment son inscription au tableau d’avancement permettant d’accéder au grade supérieur.

2.1.1 Traitement par le service local de gestion des pensions du rectorat de Besançon

À réception du volet 1 de l’imprimé Epr 11, le bureau des pensions du rectorat de Besançon enregistre la demande. Si le volet 1 est adressé par erreur au SRE, ce dernier le renvoie directement au bureau des pensions qui en avisera l’agent.

Le service local de gestion des pensions du rectorat envoie un accusé réception à l’agent, sous couvert du supérieur hiérarchique, dans les deux semaines qui suivent l’arrivée de sa demande, en prenant acte de la date de départ à la retraite sollicitée.

Le bureau des pensions du rectorat renseigne les derniers éléments de carrière dans le compte individuel de retraite (CIR) du fonctionnaire (grade et indice, dernière période de carrière de l’année en cours jusqu’au dernier jour d’activité,…), par son accès à la base interministérielle de gestion des CIR : le "portail des éléments transmis pour la retraite de l’État en ligne" (Petrel). Le bureau des pensions dispose ainsi d’un support d’échanges informatisé, qui lui permet de partager l’état d’avancement du dossier de chaque personnel avec le SRE.

2.1.2 Traitement par le SRE

À réception du volet 2 de l’imprimé Epr 11, le SRE devient l’interlocuteur unique du fonctionnaire et procède à l’enregistrement de la demande de pension au compte individuel de retraite (CIR) de l’agent. Il envoie à l’agent un récapitulatif de sa carrière via le formulaire de vérification de carrière, qui reprend les données CIR, à l’exception des données de la dernière année de carrière, qui sont à renseigner en parallèle par le bureau des pensions. Ces données seront reprises dans l’estimation de pension que l’agent recevra ultérieurement.

Dès réception de ce formulaire, l’agent dispose d’un délai de cinq semaines pour valider les informations qui y sont portées ou en demander la correction en joignant les pièces justificatives nécessaires (listées en annexe du dit formulaire). Il fait alors retour de ces pièces au SRE avec le formulaire daté et signé. Le SRE procède aux opérations de contrôle d’exhaustivité des données du CIR de l’agent, de vérification de ses droits à pension et d’estimation du montant de la pension avant liquidation et concession.

En cas de demande de départ anticipé à la retraite (départ pour carrières longues, en qualité de parent d’au moins trois enfants ou d’un enfant handicapé à 80 %, fonctionnaire handicapé ou reconnu travailleur handicapé), le SRE étudie la réalité du droit invoqué dès la réception de la demande, à l’appui des pièces nécessaires à l’étude du droit. En cas de refus de droit, le SRE informe le fonctionnaire.

Dans le cadre de cette nouvelle procédure, le SRE répond aux interrogations de l’agent, que ce soit par courrier, par courriel ou par téléphone 02 40 08 87 65 (boîte vocale, demander le choix 3 pour traiter les situations personnelles).

En savoir plus

2.2 Étape 2 : quatre mois avant le départ à la retraite

2.2.1 Traitement du volet 1

Entre quatre et deux mois (au plus tard) avant la date effective de radiation des cadres, l’agent reçoit du bureau des pensions du rectorat la notification de son départ à la retraite officialisée par arrêté rectoral ou ministériel pris selon l’autorité compétente en fonction de son corps d’appartenance.

En parallèle, le bureau des pensions rattache au compte de l’agent l’arrêté de radiation des cadres dont la date est renseignée dans le CIR du fonctionnaire. L’arrêté de radiation des cadres renseigné dans les SIRH donne lieu à l’émission du signalement de fin de paie par le bureau de gestion de l’agent.

2.2.2 Traitement du volet 2

Au plus tard quatre mois avant le départ à la retraite, au retour du formulaire de vérification de carrière par l’agent au SRE :
- si l’agent n’a constaté aucune anomalie, le dossier de l’agent continue son circuit
- si l’agent demande une correction et fournit les pièces justificatives nécessaires à l’examen de sa demande, le SRE procède aux corrections du CIR.

2.3 Étape 3 : au plus tôt deux mois avant le départ à la retraite

Une fois l’arrêté de radiation des cadres et les éléments de fin de carrière réceptionnés par le SRE, ce dernier procède au contrôle des droits à pension du fonctionnaire, à la suite de cette étude une estimation de sa future pension lui est transmise.

2.4 Étape 4 : un mois avant le départ à la retraite

Le SRE adresse au fonctionnaire son titre de pension et la déclaration de mise en paiement, à l’adresse indiquée par l’agent sur le volet 2 du formulaire Epr 11.

Il revient à l’agent d’envoyer dans les meilleurs délais sa déclaration de mise en paiement complétée, signée et accompagnée d’un relevé d’identité bancaire auprès du centre de gestion des retraites dont il dépend et ce, au plus tard avant le 10 du mois de mise en paiement de la pension.

Précisions  :

Nouvelle bonification indiciaire (NBI)
Pour les agents bénéficiaires de la NBI, le supplément de pension versé au titre de cette bonification est calculé directement par le ministère des finances et des comptes publics au moment du départ de l’agent. Le montant sera indiqué sur l’estimation délivrée par le SRE et sur le titre de pension.

Retraite additionnelle de la fonction publique (RAFP)
La retraite additionnelle de la fonction publique (RAFP) est un régime de retraite obligatoire auquel tous les fonctionnaires en activité cotisent depuis le 1er janvier 2005. La prestation due est versée après la cessation d’activité et au plus tôt à l’âge légal de retraite, même en cas de départ anticipé. S’agissant d’un régime complémentaire autonome, cette prestation n’apparaît pas sur le titre de pension, et ne peut faire l’objet de simulation par le service des pensions du rectorat.

Cette prestation est calculée et versée l’établissement de retraite additionnelle (et non par le ministère des finances) lors du départ de l’agent. La demande de versement de la RAFP est effectuée en même temps que la demande de pension (volet 2 Epr 11).

En savoir plus - consultation du compte

2.5 Situations spécifiques

2.5.1 Annulation ou report de départ à la retraite

Pour des raisons organisationnelles et de paiement du traitement, il est dans l’intérêt de l’agent d’informer le plus rapidement possible son supérieur hiérarchique direct, le bureau des pensions du rectorat et le SRE de l’annulation et/ou du report de son départ à la retraite.

En cas d’annulation ou de report supérieur à un an, l’agent devra déposer une demande dans les mêmes conditions qu’une première demande, avec l’ensemble des pièces justificatives.

En cas de report inférieur à un an, l’agent n’a pas besoin de renvoyer un nouveau formulaire Epr 11. Il devra en avertir le bureau des pensions du rectorat et son service RH, par simple courrier visé par la voie hiérarchique précisant la nouvelle date de départ. En parallèle, un courrier ou un courriel sur la boîte à lettre fonctionnelle du SRE suffira.

Signalé  : l’attention des personnels est appelée sur le fait que toute demande d’annulation de départ en retraite signifiée tardivement auprès des autorités compétentes pourrait avoir comme conséquence l’impossibilité d’un maintien en fonctions sur leur poste actuel. Ces personnels devront, dès lors, participer aux opérations d’affectation à titre provisoire.

2.5.2 Demande révision de pension

Une fois la pension concédée, sa révision est possible dans le délai d’un an. Au-delà d’un an, seules les erreurs matérielles pourront faire l’objet d’une révision. Le SRE a entière compétence pour gérer les demandes de révision de toute nature. Le cas échéant, il demande directement à l’agent, ou au bureau des pensions s’il s’agit de pièces administratives, tous documents complémentaires nécessaires à l’étude de la révision.

Dans l’hypothèse où une demande de révision est adressée directement au bureau des pensions du rectorat, celui-ci la transmet au SRE, le cas échéant accompagnée des pièces justificatives.

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